WooCommerce-Kosten: So planen Sie Ihr Shop-Budget über drei Jahre

WooCommerce ist als Basissystem kostenlos. Ein betriebsbereiter Onlineshop ist es nicht. Für eine belastbare Kalkulation sollten Sie drei Budgets getrennt betrachten: den Aufbau, den laufenden technischen Betrieb und die Kosten je Bestellung. Erst zusammen zeigen diese Posten, wie viel Ihr Shop tatsächlich bindet.

Dieser Ratgeber hilft Ihnen, Angebote einzuordnen und eine eigene Planung aufzubauen. Im Mittelpunkt steht eine nachvollziehbare Beispielrechnung über drei Jahre. Die verwendeten Projekt- und Betriebskosten sind ausdrücklich fiktive Planwerte und kein Angebot von crossmedia1.

Was Sie bei WooCommerce kostenlos bekommen

Die offizielle WooCommerce-Preisseite beschreibt das Kernsystem als kostenlose Open-Source-Software ohne monatliche Plattformgebühr und ohne Umsatzbeteiligung an WooCommerce. Sie wählen selbst, wo Sie den Shop betreiben und welche zusätzlichen Funktionen Sie einkaufen.

Für Ihre Budgetplanung bedeutet das: Eine fehlende Plattformrechnung ist noch keine vollständige Kostenübersicht. Fragen Sie bei jedem Angebot, welche Aufgaben und Leistungen enthalten sind. Ein günstiger Einstieg kann sinnvoll sein, wenn er zu Ihrem Vorhaben passt. Er wird teuer, wenn wichtige Arbeitsschritte erst nach dem Start sichtbar werden.

Budget 1: Ein verkaufsfähiger Shop statt einer bloßen Installation

Beschreiben Sie vor einer Preisanfrage einen vollständigen Bestellablauf: Ein Kunde findet einen Artikel, wählt eine Variante, bekommt einen korrekten Versandpreis angezeigt, bezahlt und erhält die Bestätigung. Danach müssen Bestellung und Zahlung in Ihren internen Abläufen weiterverarbeitet werden können.

Diese Beschreibung macht Angebote vergleichbarer als die Frage nach einem pauschalen WooCommerce-Preis. Entscheidend ist beispielsweise, ob Produktdaten bereits sauber vorliegen, ob eine Anbindung entwickelt werden muss und wer die Inhalte liefert. Auch die Abnahme gehört ins Angebot: Welche Funktionen werden vor der Freigabe geprüft und wer gibt sie frei?

Ein fiktives Projektbudget zum Nachrechnen

Für unser Modell nehmen wir einen überschaubaren Shop mit einem vorab abgestimmten Funktionsumfang an. Die folgenden Beträge sind frei gewählte Netto-Planwerte. Sie sind weder eine Marktstatistik noch eine Preiszusage.

Arbeitspaket	Planwert einmalig
Anforderungen, Struktur und Abstimmung	1.200 €
Gestaltung und Umsetzung der Shopansichten	2.600 €
Technische Einrichtung und konfigurierte Abläufe	2.200 €
Aufbereitung und Übernahme der vereinbarten Produktdaten	800 €
Funktionstests, Abnahme und Einweisung	600 €
Projektbudget	7.400 €

Ein anderer Funktionsumfang führt zu einem anderen Ergebnis. Wer die Produktpflege selbst übernimmt, verschiebt einen Teil des Aufwands ins eigene Team. Wer individuelle Händlerpreise, komplexe Produktkonfigurationen oder eine bestehende Warenwirtschaft einbindet, sollte diese Aufgaben als eigene Arbeitspakete kalkulieren lassen.

Budget 2: Was Sie für einen geordneten Betrieb einplanen

Trennen Sie wiederkehrende Verträge von tatsächlich geleisteter Betreuung. Ein Hostingvertrag stellt die Infrastruktur bereit. Daraus folgt nicht automatisch, dass jemand Ihren Bestellprozess nach einem Update testet oder eine fehlerhafte Schnittstelle repariert. Lassen Sie sich Aufgaben und Zuständigkeiten schriftlich zuordnen.

Für das Modell reservieren wir diese jährlichen Beträge. Auch hier handelt es sich um selbst gewählte Netto-Planwerte; passende Leistungen und Konditionen müssen für das konkrete Vorhaben geprüft werden.

Betriebsposten	Planwert pro Jahr
Hosting und Domain, angenommen 45 € monatlich	540 €
Verlängerung benötigter Erweiterungslizenzen	360 €
Technische Betreuung und Tests, angenommen 150 € monatlich	1.800 €
Zusätzliche Dienste, beispielsweise für E-Mails	240 €
Technisches Betriebsbudget	2.940 €

Das entspricht in dieser Rechnung 245 € pro Monat. Ein jährlicher Lizenzbetrag lässt sich zwar monatlich umrechnen, wird aber möglicherweise auf einmal fällig. Für Ihre Liquiditätsplanung sollten Sie deshalb zusätzlich die tatsächlichen Zahlungstermine notieren.

Eigenleistung bleibt ein Kostenfaktor

Wenn Sie Betreuung intern übernehmen, verschwindet die Aufgabe nicht. Kalkulieren Sie die benötigte Zeit und legen Sie fest, wer bei einem Ausfall reagiert. Ein einfacher interner Vergleich lautet: eingesetzte Stunden multipliziert mit Ihrem internen Stundensatz, ergänzt um benötigte Werkzeuge. Das ist für die Entscheidung hilfreicher als die Annahme, eigene Arbeitszeit koste nichts.

Budget 3: Zahlungsgebühren mit Ihrem Warenkorb rechnen

Vergleichen Sie Konditionen anhand Ihrer tatsächlichen Zahlungsarten. Stripe nennt für Standardkarten aus dem EWR derzeit 1,5 % plus 0,25 €. PayPal nennt für PayPal Checkout bei den entsprechenden Inlandstransaktionen 2,99 % plus 0,39 € bei Eurozahlungen. Andere Karten, Zahlungsarten und Zusatzleistungen können andere Gebühren auslösen. Quellen: Stripe-Preise und PayPal-Händlergebühren.

Zahlbetrag	Stripe, genannter Tarif	PayPal Checkout, genannter Tarif
20 €	0,55 €	0,99 €
60 €	1,15 €	2,18 €
120 €	2,05 €	3,98 €

Die Werte sind auf Cent gerundete Tarifrechnungen ohne Sondergebühren. Für das Jahresmodell unterstellen wir 500 Zahlungen im Monat zu jeweils 60 €, vollständig zum genannten Stripe-Tarif: 575 € monatlich beziehungsweise 6.900 € jährlich. Ein anderer Zahlungsmix verändert die Rechnung.

Die Gesamtrechnung: Was über drei Jahre zusammenkommt

Jetzt führen wir die drei Budgets zusammen. Für das erste Jahr ergänzen wir eine frei gewählte Projektreserve von 740 €, also 10 % des angenommenen Aufbaupreises. In den Folgejahren bleiben Bestellmenge und technischer Umfang im Modell unverändert. Zusätzliche Entwicklungsprojekte sind nicht enthalten.

Posten	Jahr 1	Jahr 2	Jahr 3
Aufbau	7.400 €	–	–
Technischer Betrieb	2.940 €	2.940 €	2.940 €
Zahlungsabwicklung im Modell	6.900 €	6.900 €	6.900 €
Eingeplante Projektreserve	740 €	–	–
Summe	17.980 €	9.840 €	9.840 €

Das ergibt im Modell 37.660 € über drei Jahre. Davon entfallen 20.700 € auf Zahlungsabwicklung. Die Rechnung zeigt, warum die Anzahl der Bestellungen für das laufende Budget ebenso wichtig ist wie der Preis für die Erstellung.

Die Projekt- und Betriebsposten sind Netto-Planwerte. Die Gebührenrechnung bezieht sich auf die angenommenen belasteten Zahlbeträge; zusätzliche Steuern und Sondergebühren werden nicht berechnet. Der Shopumsatz ist hier eine Rechengröße und keine Umsatz- oder Gewinnprognose.

Welche Kosten zusätzlich in Ihren Geschäftsplan gehören

Ein technisches Shopbudget bildet nicht den vollständigen Handelsbetrieb ab. Ergänzen Sie insbesondere Wareneinsatz, Versand und Verpackung, Rücksendungen, Kundenservice, Produktfotografie, redaktionelle Pflege und Kundengewinnung. Auch fachkundige Unterstützung für die rechtliche Ausgestaltung und gegebenenfalls besondere Anforderungen Ihres Geschäftsmodells gehört in die Planung.

Trennen Sie dabei den Startbestand von laufenden Kosten. Bereits vorhandene Produktbilder müssen beispielsweise nicht noch einmal vollständig erstellt werden. Fehlende Nutzungsrechte, unvollständige Produktinformationen oder ein späterer Sortimentsausbau können jedoch neue Arbeit auslösen.

So vergleichen Sie Angebote ohne versteckte Annahmen

Bitten Sie Anbieter, dieselben Fragen zu beantworten: Welche Produktdaten werden übernommen? Welche Funktionen sind verbindlich enthalten? Welche Lizenzen müssen Sie selbst verlängern? Was gilt als abgeschlossene Abnahme? Welche Betreuung beginnt nach dem Start – und welche Arbeiten werden zusätzlich abgerechnet?

Halten Sie außerdem fest, wem Domain, Hostingzugang und Lizenzkonten zugeordnet werden. Eine verständliche Dokumentation erleichtert spätere Änderungen und einen möglichen Wechsel der Betreuung. Vergleichen Sie daher nicht nur den Endbetrag, sondern auch Zuständigkeiten, Übergabe und den Umgang mit Zusatzwünschen.

Wo Sie das Startbudget sinnvoll begrenzen können

Teilen Sie die Anforderungen in einen verbindlichen Startumfang und spätere Ausbaustufen. Eine zusätzliche Komfortfunktion kann warten, wenn Bestellen, Bezahlen und interne Bearbeitung bereits sauber funktionieren. Bei jeder Erweiterung sollten Sie neben dem Kaufpreis auch Einrichtung, Tests und künftige Pflege berücksichtigen.

Eine individuelle Lösung kann passende Abläufe ermöglichen, benötigt aber ebenfalls Entwicklung und Wartung. Vergleichen Sie deshalb die voraussichtlichen Gesamtkosten einer Erweiterung mit denen einer eigenen Anpassung. Fehlende jährliche Lizenzgebühren machen individuellen Code nicht automatisch günstiger.

Ihr WooCommerce-Budget mit crossmedia1 planen

Wenn Sie einen neuen Shop planen oder einen bestehenden weiterentwickeln möchten, klären wir mit Ihnen zunächst Ziele, Funktionsumfang und vorhandene Systeme. Daraus lässt sich ein nachvollziehbarer technischer Leistungsumfang ableiten. Informationen finden Sie unter Onlineshop erstellen lassen und zur laufenden WordPress-Wartung.

Schildern Sie uns über den Kontakt Ihr Sortiment, Ihre wichtigsten Abläufe und gegebenenfalls benötigte Schnittstellen. So beginnt die Planung mit den Anforderungen Ihres Unternehmens statt mit einer pauschalen Preiszahl.

Quellen- und Preisstand: 12. November 2026. Gebühren können sich ändern. Die Projekt- und Betriebsbeträge sind eigene Rechenannahmen, keine Herstellerpreise und kein verbindliches Angebot. Thematischer Ausgangspunkt war der WooCommerce-Kosten-Ratgeber von Florian Salman; Text, Gliederung und Modellrechnung dieses Beitrags wurden eigenständig erstellt. Das Beitragsbild ist eine KI-generierte Illustration.